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天津展览公司展览招商函的主要对象是展览的目标观众，尤其是对展览将会起到重要作用的专业观众，招商函的设计制作应做到精美雅致，与展览的品牌风格相吻合。若希望境外参展商来参展，则要制作英文版招商函(见图5一5第二届中国厦门咖啡展览会招商函)
1.展览的基本内容
包括展览名称、展览LOGO、展览时间和地点、展览主承办单位、展览的规模、本届展览的优势和特点、展览举办环境、展览配套活动、上届展览的客商组成情况、产品分类信息以及展览组织机构的联系方式和服务等。
2.展览的招展招商情况
包括本届展览的主要展品、报名参展的知名企业、招展组织信息、境内外专业观众组织、参展重要组团情况以及本届展览与上届展览的区别等。
3.展览相关活动
现代展览，特别是规模较大的展览，展览期间都安排了形式多样的活动，如专题论坛、研讨会、说明会、信息发布会或演讲等，招商函要详细列表介绍与展览同期举办活动的情况，如活动的时间、地点、意义与特点，并告知观众如何申请参加此类活动。
4.观众登记表
观众登记表是展览招商函的回执，主要包括申请观众的基本信息，以及参观的目的、感兴趣的行业、获知展览会算途径等信息。目前，许多展览为方便观众预先登记，在展览网站上开设预登记的服务。(见图5一6第18届广州国际照明展览会在线预登记系统)极大地方便了观众登记，提高了观众组织的工作效率。
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